1. Definicje
1.1. Impreza turystyczna – co najmniej dwie różne usługi turystyczne obejmujące transport, zakwaterowanie lub inne usługi turystyczne, organizowane przez Organizatora i sprzedawane jako jednolity produkt, zgodnie z ustawą z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych.
1.2. Wyprawa astronomiczna – impreza turystyczna o charakterze tematycznym, której program obejmuje elementy turystyki, zwiedzania, edukacji oraz aktywności związanych z astronomią i fotografią nocnego nieba, realizowana w Polsce lub za granicą.
1.3. Zlot astronomiczny – impreza turystyczna o charakterze krajowym, organizowana na terenie Polski, o profilu astronomicznym i edukacyjnym.
1.4. Organizator – AstroCD, Sylwia Substyk, z siedzibą: ul. Armii Krajowej 94/6, 41-506 Chorzów, NIP: 627-234-27-17, adres e-mail: astrocd@astrocd.pl, wpisana do Rejestru Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych pod numerem 1920, na podstawie wpisu dokonanego w dniu 2 stycznia 2026 roku przez Marszałka Województwa Śląskiego, posiadająca pełne uprawnienia do organizowania imprez turystycznych zgodnie z ustawą z dnia 24 listopada 2017 roku o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych, posiadająca wymagane prawem zabezpieczenie finansowe w formie gwarancji ubezpieczeniowej nr M531625, wydanej przez Signal Iduna Polska Towarzystwo Ubezpieczeń S.A., na kwotę 213 340 zł (50 000 EUR), oraz objęta ochroną Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego i Turystycznego Funduszu Pomocowego.
1.5. Uczestnik – osoba fizyczna, która zawarła z Organizatorem umowę o udział w imprezie turystycznej i dokonała wymaganych płatności, niezależnie od przynależności do jakichkolwiek organizacji lub stowarzyszeń.
1.6. Cena imprezy – całkowita cena należna Organizatorowi za udział w imprezie turystycznej, obejmująca świadczenia określone w ofercie i umowie.
1.7. Zaliczka – część ceny imprezy turystycznej w wysokości 30%, płatna w terminie wskazanym w ofercie lub umowie.
2. Zasady ogólne uczestnictwa
2.1. Uczestnictwo w imprezie turystycznej jest dobrowolne i następuje na podstawie zawartej umowy pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem.
2.2. Warunkiem udziału w imprezie jest:
● dokonanie zgłoszenia poprzez wskazany formularz rezerwacyjny,
● zawarcie umowy o udział w imprezie turystycznej,
● terminowe wniesienie zaliczki lub pełnej ceny imprezy.
2.3. Imprezy turystyczne realizowane są zgodnie z programem opublikowanym na stronie internetowej Organizatora lub przekazanym Uczestnikom przed zawarciem umowy. Organizator zastrzega możliwość wprowadzania nieznacznych zmian w programie, o ile nie wpływają one na ogólny charakter imprezy.
2.4. Imprezy mają charakter tematyczny (astronomia / fotografia), jednakże ich realizacja nie jest uzależniona od wystąpienia określonych zjawisk astronomicznych ani warunków atmosferycznych.
2.5. Uczestnik zobowiązany jest do posiadania ważnych dokumentów podróży (dowód osobisty lub paszport) oraz spełnienia wszelkich wymogów formalnych kraju docelowego, w tym wizowych, zdrowotnych i celnych.
2.6. W przypadku imprez zagranicznych Organizator może wymagać od Uczestnika posiadania dodatkowych dokumentów lub ubezpieczeń, o czym Uczestnik zostanie poinformowany przed zawarciem umowy.
2.7. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania przepisów prawa obowiązujących w miejscu realizacji imprezy, zasad współżycia społecznego oraz poleceń Organizatora i lokalnych kontrahentów.
2.8. Imprezy turystyczne mają charakter kameralny, a liczba miejsc jest ograniczona. O udziale decyduje kolejność zgłoszeń oraz spełnienie warunków formalnych.
2.9. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia lub do rozwiązania umowy o udział w imprezie turystycznej w przypadku braku dostępnych miejsc, niespełnienia warunków udziału określonych w ofercie lub niniejszym regulaminie, niekompletnych danych zgłoszeniowych, a także w przypadku wcześniejszego lub bieżącego rażącego naruszenia regulaminu, zasad bezpieczeństwa lub przepisów prawa przez Uczestnika.
2.10. W przypadku imprez turystycznych realizowanych poza granicami Polski Uczestnik zobowiązany jest do posiadania ważnych dokumentów oraz spełnienia wymogów formalnych związanych z udziałem w imprezie, w szczególności:
● posiadania ważnej Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) – w przypadku imprez realizowanych na terenie Unii Europejskiej,
● zapewnienia sobie możliwości dokonywania rozliczeń finansowych podczas imprezy, w szczególności w zakresie kosztów dzielonych pomiędzy Uczestników (np. paliwo), przy czym Organizator może rekomendować korzystanie z określonych rozwiązań płatniczych, bez obowiązku ich stosowania.
3. Cena, płatności i rezygnacja z udziału
3.1. Cena imprezy turystycznej podana jest w ofercie oraz w umowie o udział w imprezie turystycznej i obejmuje świadczenia w niej wskazane.
3.2. Warunkiem udziału w imprezie jest terminowe wniesienie zaliczki w wysokości 30% ceny imprezy, chyba że oferta stanowi inaczej. Pozostała część ceny płatna jest w terminie wskazanym w umowie.
3.3. Płatności dokonywane są na rachunek bankowy Organizatora, którego dane przekazywane są Uczestnikowi po dokonaniu zgłoszenia.
3.4. Uczestnik ma prawo w każdej chwili przed rozpoczęciem imprezy odstąpić od umowy. W przypadku rezygnacji Organizator ma prawo do potrącenia kosztów poniesionych w związku z przygotowaniem imprezy, zgodnie z poniższymi zasadami.
3.5. Warunki rezygnacji – imprezy zagraniczne
W przypadku odstąpienia przez Uczestnika od umowy o udział w imprezie turystycznej przed jej rozpoczęciem Organizator uprawniony jest do pobrania odstępnego, którego wysokość uzależniona jest od terminu rezygnacji i wynosi:
● do 120 dni przed rozpoczęciem imprezy – 10% ceny imprezy,
● 119–90 dni – 30% ceny imprezy,
● 89–60 dni – 60% ceny imprezy,
● 59–31 dni – 80% ceny imprezy,
● 30 dni i mniej – 100% ceny imprezy.
Wysokość odstępnego uwzględnia w szczególności kameralny charakter imprez, konieczność wcześniejszego zakupu biletów lotniczych na połączenia rejsowe oraz ograniczoną możliwość pozyskania Uczestnika zastępczego na krótko przed rozpoczęciem imprezy.
3.6. Wysokość odstępnego odpowiada przewidywanym kosztom Organizatora związanym z przygotowaniem imprezy. Jeżeli rzeczywiście poniesione i udokumentowane koszty Organizatora są wyższe niż wskazane powyżej odstępne, Organizator ma prawo potrącić koszty rzeczywiście poniesione.
3.7. Warunki rezygnacji – imprezy krajowe (zloty)
W przypadku odstąpienia przez Uczestnika od umowy o udział w imprezie turystycznej organizowanej na terenie Polski Organizator uprawniony jest do pobrania odstępnego w wysokości:
● do 60 dni – 10% ceny imprezy,
● 59–31 dni – 30% ceny imprezy,
● 30–14 dni – 60% ceny imprezy,
● 13–7 dni – 80% ceny imprezy,
● mniej niż 7 dni – 100% ceny imprezy.
3.8. Uczestnik może przenieść swoje prawa i obowiązki wynikające z umowy na inną osobę, która spełnia warunki udziału w imprezie, nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem imprezy, po uprzednim poinformowaniu Organizatora. Uczestnik ponosi koszty związane z taką zmianą, w szczególności koszty zmiany danych w rezerwacjach transportowych.
3.9. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania imprezy z przyczyn niezależnych od Organizatora, w tym w szczególności w przypadku działania siły wyższej lub braku minimalnej liczby uczestników. W takim przypadku Uczestnikowi przysługuje zwrot wszystkich dokonanych wpłat lub możliwość udziału w imprezie zastępczej.
4. Zakres świadczeń, zakwaterowanie i transport
4.1. Zakres świadczeń objętych ceną imprezy turystycznej każdorazowo określony jest w ofercie oraz w umowie o udział w imprezie turystycznej.
4.2. Cena imprezy turystycznej może obejmować w szczególności następujące świadczenia, o ile zostały one wskazane w ofercie lub umowie o udział w imprezie turystycznej:
● zakwaterowanie w obiektach noclegowych o standardzie określonym w ofercie,
● wyżywienie – jeżeli zostało przewidziane w ofercie,
● wynajem samochodu osobowego na terenie kraju docelowego,
● opiekę Organizatora lub osoby wyznaczonej przez Organizatora,
● realizację programu imprezy zgodnie z opisem oferty.
4.3. Cena imprezy nie obejmuje świadczeń, które nie zostały wyraźnie wskazane w ofercie lub umowie, w szczególności:
● dojazdu na miejsce rozpoczęcia imprezy,
● wyżywienia niewymienionego w ofercie,
● wydatków osobistych Uczestnika,
● biletów wstępu oraz atrakcji fakultatywnych, o ile nie zostały ujęte w cenie,
● sprzętu specjalistycznego, w tym sprzętu astronomicznego i fotograficznego.
4.4. W przypadku imprez zagranicznych transport lotniczy realizowany jest z wykorzystaniem regularnych linii lotniczych, zgodnie z informacjami zawartymi w ofercie. Szczegółowe dane dotyczące przelotów przekazywane są Uczestnikom przed rozpoczęciem imprezy.
4.5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany przewoźnika, godzin przelotów lub trasy podróży, jeżeli zmiany te wynikają z przyczyn niezależnych od Organizatora i nie wpływają istotnie na charakter imprezy.
4.6. Zakwaterowanie przydzielane jest przez Organizatora. Informacja o miejscu zakwaterowania oraz podziale na pokoje przekazywana jest Uczestnikom przed rozpoczęciem imprezy. Zmiana przydziału możliwa jest wyłącznie za zgodą Organizatora i zainteresowanych Uczestników.
4.7. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania regulaminów obiektów noclegowych, zasad porządkowych oraz ciszy nocnej obowiązującej w miejscu zakwaterowania.
4.8. W trakcie imprezy mogą wystąpić zmiany organizacyjne wynikające z warunków lokalnych, dostępności obiektów lub decyzji lokalnych kontrahentów. Organizator dołoży starań, aby wszelkie zmiany były realizowane z zachowaniem należytej staranności i bez obniżenia jakości świadczeń.
4.9. W przypadku niektórych imprez zagranicznych transport lotniczy realizowany jest w oparciu o połączenia rejsowe. Szczegółowe zasady organizacji przelotu, w tym sposób rezerwacji i zakupu biletów lotniczych, określane są każdorazowo w ofercie oraz umowie o udział w imprezie turystycznej.
4.10. Organizator może, na życzenie Uczestnika, pośredniczyć w rezerwacji lub zakupie biletu lotniczego. W takim przypadku Uczestnik zobowiązany jest do dokonania wcześniejszej płatności w wysokości odpowiadającej kosztowi biletu lotniczego.
4.11. Podczas wybranych imprez turystycznych Organizator może przewidzieć dodatkowe elementy o charakterze promocyjnym lub pamiątkowym, w szczególności okolicznościowe koszulki lub bluzy. Informacja o objęciu danej imprezy takim elementem oraz o zasadach jego przekazania Uczestnikom każdorazowo wskazana jest w ofercie danej imprezy.
5. Bezpieczeństwo, ubezpieczenia i odpowiedzialność
5.1. Organizator zobowiązuje się do realizacji imprezy turystycznej z należytą starannością, zgodnie z zawartą umową, obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami bezpieczeństwa.
5.2. Organizator ponosi odpowiedzialność za wykonanie usług turystycznych objętych umową, niezależnie od tego, czy usługi te są wykonywane bezpośrednio przez Organizatora, czy przez innych dostawców usług.
5.3. W przypadku imprez zagranicznych Uczestnicy objęci są obowiązkowym ubezpieczeniem turystycznym, obejmującym w szczególności koszty leczenia, assistance, następstwa nieszczęśliwych wypadków oraz transport medyczny, zgodnie z warunkami polisy wskazanymi w dokumentach przekazanych Uczestnikom przed rozpoczęciem imprezy.
5.4. Szczegółowe warunki ubezpieczenia, w tym zakres ochrony i wyłączenia odpowiedzialności, określone są w ogólnych warunkach ubezpieczenia, udostępnianych Uczestnikom przed rozpoczęciem imprezy.
5.5. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, przepisów prawa obowiązujących w miejscu realizacji imprezy oraz do stosowania się do zaleceń Organizatora, pilotów, przewodników oraz lokalnych służb.
5.6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku działań lub zaniechań Uczestnika, w szczególności w przypadku nieprzestrzegania zasad bezpieczeństwa, regulaminów obiektów noclegowych lub poleceń osób odpowiedzialnych za realizację programu.
5.7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za utratę, uszkodzenie lub zniszczenie mienia Uczestnika, w tym sprzętu fotograficznego lub astronomicznego, chyba że szkoda powstała z winy Organizatora.
5.8. W przypadku wystąpienia zdarzenia losowego lub sytuacji wymagającej pomocy, Uczestnik zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Organizatora lub osoby wyznaczonej do opieki nad grupą.
5.9. Organizator zapewnia dostęp do podstawowych środków pierwszej pomocy podczas realizacji imprezy.
6. Ochrona środowiska i zasady porządkowe
6.1. Uczestnicy zobowiązani są do poszanowania środowiska naturalnego oraz do przestrzegania zasad ochrony przyrody obowiązujących w miejscach realizacji imprezy turystycznej.
6.2. Uczestnicy zobowiązani są do zachowania porządku w miejscach zakwaterowania, podczas przejazdów oraz w trakcie realizacji programu imprezy, a także do stosowania się do regulaminów obiektów noclegowych i miejsc odwiedzanych.
6.3. Odpady powinny być zbierane i segregowane zgodnie z zasadami obowiązującymi w danym obiekcie noclegowym lub na danym terenie.
6.4. Zabrania się działań mogących powodować szkody w środowisku naturalnym, w szczególności niszczenia roślinności, zakłócania spokoju zwierząt oraz pozostawiania odpadów poza miejscami do tego przeznaczonymi.
6.5. W przypadku naruszenia zasad porządkowych lub przepisów ochrony środowiska Uczestnik ponosi odpowiedzialność wynikającą z obowiązujących przepisów prawa oraz regulaminów lokalnych.
6.6. Zabrania się zachowań mogących zakłócać przebieg imprezy turystycznej lub naruszać porządek publiczny, w szczególności:
● używania środków odurzających lub substancji psychoaktywnych niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
● zakłócania ciszy nocnej oraz porządku w miejscach zakwaterowania lub realizacji programu,
● niszczenia mienia, sprzętu lub infrastruktury należącej do Organizatora, innych Uczestników lub podmiotów trzecich,
● korzystania ze sprzętu lub rzeczy należących do innych Uczestników bez ich wyraźnej zgody.
6.7. Naruszenie zasad, o których mowa w ust. 6.6, może skutkować odpowiedzialnością przewidzianą przepisami prawa oraz zastosowaniem sankcji określonych w niniejszym regulaminie, włącznie z możliwością rozwiązania umowy z winy Uczestnika.
6.8. Palenie wyrobów tytoniowych oraz używanie papierosów elektronicznych dozwolone jest wyłącznie w miejscach do tego przeznaczonych lub w sposób nienaruszający komfortu innych Uczestników, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
7. Odpowiedzialność za sprzęt
7.1. Uczestnicy zobowiązani są do odpowiedniego przygotowania posiadanego sprzętu, w szczególności sprzętu astronomicznego i fotograficznego, oraz do przestrzegania zasad jego bezpiecznego użytkowania podczas trwania imprezy turystycznej.
7.2. Uczestnicy ponoszą odpowiedzialność za wszelki sprzęt oraz przedmioty wartościowe, które zabrali ze sobą na imprezę turystyczną, w tym w szczególności sprzęt fotograficzny, astronomiczny, elektroniczny oraz rzeczy osobiste.
7.3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za utratę, uszkodzenie lub zniszczenie sprzętu lub rzeczy osobistych Uczestnika, chyba że szkoda powstała z winy Organizatora.
7.4. Sprzęt pozostawiony bez nadzoru nie podlega odpowiedzialności Organizatora.
7.5. Wspólne korzystanie ze sprzętu możliwe jest wyłącznie za zgodą jego właściciela i na zasadach przez niego określonych.
7.6. Znalezione przedmioty należy niezwłocznie przekazać Organizatorowi lub właścicielowi obiektu noclegowego.
8. Reklamacje
8.1. Uczestnik ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą realizacji imprezy turystycznej w przypadku stwierdzenia niezgodności usług z zawartą umową.
8.2. Reklamację należy zgłosić Organizatorowi niezwłocznie, w miarę możliwości w trakcie trwania imprezy turystycznej, w celu umożliwienia Organizatorowi podjęcia działań naprawczych.
8.3. Reklamacja może zostać złożona w formie pisemnej lub elektronicznej, na adres e-mail Organizatora: astrocd@astrocd.pl, nie później niż 14 dni od dnia zakończenia imprezy.
8.4. Reklamacja powinna zawierać:
● dane Uczestnika,
● nazwę imprezy turystycznej,
● opis zgłaszanych nieprawidłowości,
● ewentualne żądania Uczestnika.
8.5. Organizator rozpatruje reklamację w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania i informuje Uczestnika o sposobie jej rozpatrzenia.
8.6. Brak odpowiedzi Organizatora w terminie, o którym mowa w ust. 8.5, oznacza uznanie reklamacji.
8.7. Organizator dołoży starań, aby reklamacje były rozpatrywane rzetelnie i z poszanowaniem praw Uczestnika, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
9. Dane osobowe
9.1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest AstroCD, Sylwia Substyk, z siedzibą przy ul. Armii Krajowej 94/6, 41-506 Chorzów, NIP: 627-234-27-17, adres e-mail: astrocd@astrocd.pl.
9.2. Dane osobowe Uczestników przetwarzane są w celu zawarcia i realizacji umowy o udział w imprezie turystycznej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
9.3. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i realizacji umowy.
9.4. Szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych, w tym zakresu danych, okresu ich przechowywania oraz praw Uczestników, określone są w Polityce prywatności, dostępnej na stronie internetowej Organizatora.
9.5. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Organizatorem w zakresie niezbędnym do realizacji imprezy turystycznej, w szczególności dostawcom usług noclegowych, transportowych, ubezpieczeniowych oraz administracyjnych.
10. Prawa autorskie i wizerunek
10.1. Uczestnik ma prawo do wykonywania zdjęć, nagrań wideo oraz innych materiałów podczas imprezy turystycznej, pod warunkiem że nie narusza to przepisów prawa, dóbr osobistych innych Uczestników ani zasad bezpieczeństwa.
10.2. Wykorzystanie wizerunku Uczestnika w materiałach promocyjnych lub informacyjnych Organizatora wymaga odrębnej, dobrowolnej zgody, udzielonej w formie pisemnej lub elektronicznej.
10.3. Organizator może wykorzystywać zdjęcia lub materiały wykonane podczas imprezy turystycznej wyłącznie w zakresie, na jaki Uczestnik wyraził zgodę, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
10.4. Uczestnik ma prawo w każdej chwili cofnąć zgodę na wykorzystanie wizerunku, o ile przepisy prawa nie stanowią inaczej.
11. Postanowienia końcowe
11.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych oraz Kodeksu cywilnego.
11.2. Regulamin stanowi integralną część umowy o udział w imprezie turystycznej zawieranej pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem.
11.3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu z ważnych przyczyn prawnych lub organizacyjnych. O zmianach regulaminu Uczestnicy zostaną poinformowani przed rozpoczęciem imprezy, której dotyczą zmiany.
11.4. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania.